병원 내부 감사, 종이 문서함이 답하지 못한 열람자의 기록

월요일 오전 9시, 지방의 한 종합병원 행정동 감사실에선 때아닌 실랑이가 벌어졌다. 의무기록과 운영 내역이 묶인 특정 서류철을 들고 감사반이 던진 물음은 단순했다. 지난달 이 서류를 확인한 직원이 누구냐는 것이었다. 관리 대장에는 서고 문을 열고 들어간 사람 이름만 적혀 있었고, 정작 어떤 문서를 꺼내봤는지는 적혀 있지 않았다. 감사 대응팀 직원 서너 명이 과거 결재선과 부서 내 구두 전달 경로를 되짚느라 온종일 매달려야 했다.

잠긴 서고 문이 가려버린 빈틈

종이로 서류를 묶어 보관하던 시절에는 문서함 자물쇠가 보안의 전부였다. 그러나 철제 캐비닛은 누가 종이를 넘겨보았는지 기억하지 못한다. 서고 입구에 비치된 출입 대장은 사람의 이동 경로만 보여줄 뿐 개별 기록물 단위의 접촉 여부까지는 증명하지 못한다.

자료 유출이나 규정 위반 정황이 포착됐을 때 소명 작업이 며칠씩 지연되는 까닭이 여기에 있다. 당사자를 일일이 불러 구두로 행적을 묻는 방식은 신빙성을 확보하기 어렵다는 한계를 지닌다. 사후 증명 작업에 들어가는 시간 자체가 고스란히 행정 공백으로 이어진다.

조회 버튼으로 바뀐 사후 소명

전자문서 관리 체계를 갖춘 뒤로는 대응 방식이 달라졌다. 모 종합병원 정보보호 담당자는 "예전에는 감사 때마다 서류철을 찾고 당시 정황을 짜 맞추느라 며칠 밤을 새웠지만, 지금은 시스템에서 대상 문서를 조회하는 작업으로 바뀌었다"고 말했다. 소명에 필요한 근거를 찾는 데 들이던 품이 줄었다는 뜻이다.

G-Ware 전자문서관리 시스템은 개별 문서 단위로 이용 흔적을 남기도록 작동한다. 열람한 사람의 계정과 접근 일시는 물론이고 파일을 내려받거나 인쇄를 진행한 시점까지 한 줄의 로그로 묶인다. 결재나 수정을 거치며 바뀐 버전 정보와 함께 해당 문서에 대한 접근 권한이 누구에게 언제 부여됐는지도 기록에 포함된다.

권한 정리 없으면 사고 기록에 불과

기록이 남는다는 인식 자체가 임의 열람을 주춤거리게 만드는 사전 억제 요인으로 작용하기도 한다. 흔적이 고스란히 서버에 보존된다는 사실을 알면 규정을 벗어난 조회 시도 자체가 줄어든다는 게 현장 실무진들의 설명이다.

그러나 이력이 만병통치약은 아니다. 열람 기록은 부서와 직무에 맞춘 접근 권한이 정밀하게 쪼개져 있을 때만 통제 수단으로 작동한다. 권한 범위를 지나치게 넓게 열어둔 조직에서는 사고가 터진 뒤 뒤늦게 책임을 묻는 근거 서류로만 쓰일 뿐, 유출 자체를 차단하는 방벽이 되지는 못한다.