쌓아둔 메일 수천만 건, 감사원 오자 "어디 있는지 모른다"

월요일 오전 9시 30분, 금융감독 당국의 불시 소명 요구서가 한 중견 증권사 준법감시실에 접수됐다. 특정 부서 전임자가 2년 전 해외 대체투자 건과 관련해 주고받은 전자우편 일체를 수요일 오후까지 제출하라는 내용이었다. 전산실 담당자는 곧장 서버 백업 테이프를 꺼내 들었지만, 정작 필요한 송수신 내역을 추려내는 작업은 시작조차 하지 못했다. 어디에 묻혀 있는지조차 파악되지 않았기 때문이다.

백업 테이프 돌려도 필요한 메일 안 나와

금융권에서 전산 자료 제출 요구가 내려오면 일차적인 검증 대상은 대부분 전자우편이다. 거래 상대방과의 사전 협의 내용이나 내부 보고 정황이 오간 흔적이 고스란히 남아서다. 문제는 데이터가 어딘가에 저장돼 있다는 사실만으로는 감독 당국의 기한을 맞추기 어렵다는 점이다.

현장에서는 일상적인 시스템 백업과 법적 대응을 위한 아카이빙을 혼동하는 일이 잦다. 백업은 서버가 다운되거나 디스크가 깨졌을 때 시점 복구를 노리고 뜬 덩어리 파일이다. 여기서 특정 직원이 특정 시기에 보낸 메일만 골라내려면 전체 데이터를 별도 서버에 전부 복원한 뒤 일일이 열어봐야 한다.

"자료를 정리하고 검토하는 시간보다 메일이 도대체 어느 저장소에 박혀 있는지 찾는 데 이틀을 꼬박 썼다." 한 시중 금융사 전산 담당자가 털어놓은 고백이다. 개별 임직원이 용량 부족을 이유로 메일을 개인 PC 로컬 드라이브(PST 파일 등)로 내려받아 뒀다면 서버 단위의 검색망에는 아예 잡히지도 않는다.

퇴직자 계정 삭제 순간 증거도 증발

제출 기한을 맞추지 못하는 사고는 주로 사후 관리의 허점에서 터져 나온다. 퇴직자가 발생했을 때 계정을 정리하면서 편지함 데이터를 통째로 지워버리는 설정이 대표적이다. 인사 이동이나 퇴직 처리가 이뤄져도 법정 의무 보관 기간에는 해당 메일이 중앙 시스템에 묶여 있어야 하지만, 계정 라이선스 비용을 아끼려다 기록까지 함께 날리는 경우가 적지 않다.

원본 보장과 열람 이력 통제도 필수 점검 항목으로 꼽힌다. 감사 부서가 자료를 확보하는 과정에서 관리자 임의로 본문이나 첨부파일을 훼손할 수 없도록 수정 불가 조치가 걸려 있어야 한다. 아울러 어떤 직원이 누구의 편지함을 무슨 목적으로 조회했는지 감사 로그를 남겨두지 않으면, 자료의 증거력을 법정이나 감독 기관에서 인정받기 어렵다는 게 준법 실무자들의 설명이다.

용량보다 '어떻게 꺼낼 것인가' 따져야

규제 당국의 검사 강도가 높아지면서 메일 보관 대책은 단순 용량 증설에서 검색 경로 확보로 옮겨가는 분위기다. 아무리 테라바이트급 스토리지를 채워 넣었더라도 정작 필요한 순간 조건 검색이 걸리지 않는다면 빈 깡통이나 다름없다.

결국 시스템을 들여놓을 때부터 실제 감독 기관이 자료를 요구하는 조건을 가정하고 모의 조회를 거쳐야 한다. 발신자, 수신자, 특정 키워드, 특정 기간의 결합 조건으로 30분 안에 결과물이 추출되는지 사전에 검증하는 절차가 요구된다. 보관의 방점은 쌓아두는 행위가 아니라 제때 꺼내 보이는 능력에 찍혀 있어야 한다는 지적이다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.