3개 분원 의료장비 계약 꼬이던 종합병원, 결재 연동 전자계약 API로 행정선 묶다

구매 품의와 계약서 내용 불일치로 지연되던 의료장비 반입

수도권과 충청권에 3개 분원을 운영하는 800병상 규모의 A 의료재단은 지난 상반기 모니터링 장비 교체 과정에서 납품 지연을 겪었다. 병원 EMR과 연동되는 생체 징후 측정기 도입을 두고 원무행정팀이 작성한 내부 품의 금액과 공급사가 최종 날인해 보낸 서면 계약서의 유지보수 특약 조항이 어긋났기 때문이다. 원무팀 담당자가 그룹웨어에서 결재를 마친 뒤 공급사 담당자에게 별도로 직인을 찍은 전자계약 링크를 보내는 과정에서 구버전 규격서가 첨부된 탓이었다.

A 재단은 본원과 2개 분원의 의공기기실, 진료지원과, 원무구매팀이 제각각 계약을 진행해 왔다. 고가 의료장비 구매 계약이나 외주 진료 지원 용역 계약을 체결할 때 내부 전자결재를 통과한 최종 품의 데이터가 외부 전자계약 서비스로 자동으로 넘어가지 않고 수작업 복사로 이어지면서 오기 위험이 상존했다. 분원별로 분기마다 수백 건씩 발생하는 전산 유지보수 및 의료 소모품 단가 계약에서도 비슷한 혼선이 이어졌다.

그룹웨어 결재 상태와 전자계약 API의 실시간 연동

A 재단은 내부 결재가 완료되는 즉시 계약 데이터가 생성되도록 그룹웨어와 전자계약 모듈 간 REST API 연동 방식을 채택했다. 품의서 내 필수 항목인 공급사 사업자등록번호, 최종 계약 금액, 특약 사항, 장비 납품 기한이 내부 결재선의 최종 승인권자 결재와 동시에 외부 전자계약 시스템의 서식 매핑 데이터로 자동 전달된다.

원무팀이 계약서를 별도로 업로드해 상대방 이메일로 발송하던 단계가 사라졌다. 내부 승인이 떨어지면 그룹웨어가 웹훅(Webhook) 신호를 발생시켜 공급사 측 대표자에게 서명 요청 알림을 발송한다. 공급사가 본인 인증을 거쳐 서명을 완료하면, 체결된 계약서 원본 PDF와 타임스탬프 감사 로그가 그룹웨어의 해당 품의 문서 첨부함으로 즉시 회신되어 보관된다.

재단 원무구매팀 차장은 "의료기기 리스 계약이나 의약품 공급 계약은 수가 적용 일정과 맞물려 납기 하루 차이로도 차질이 빚어진다"며 "원무팀과 의공팀이 품의 완료본과 계약 서명본을 대조하느라 소비하던 확인 절차가 API 직접 연동 이후 줄어들었다"고 설명했다.

거점 분원 계약 체결 현황의 중앙 원무 관리

본원과 분원의 계약 권한 분기 체계도 정비했다. 분원 의공기기실에서 올린 수리 위탁 계약은 분원 행정처장 결재선에서 끝나더라도 중앙 서버의 전자계약 API를 동일하게 거친다. 계약서 발송 주체와 법인 인감 날인 권한이 중앙 그룹웨어 관리자 정책에 묶여 있어, 개별 분원에서 승인되지 않은 계약 서식이 임의로 발송되는 경로를 차단했다.

계약 체결 진행 상태는 그룹웨어 기안 문서 본문에서 실시간으로 확인된다. 상대방 열람 여부와 서명 대기 상태가 그룹웨어 화면에 직접 표시되어, 원무 담당자가 별도 전자서명 사이트에 로그인해 상태를 확인할 필요가 없어졌다는 게 재단 측의 설명이다. 서명이 지연될 경우 사전에 설정된 주기에 맞춰 재발송 알림이 공급사 담당자 모바일로 자동 전송된다.

외부 시스템 인터페이스 안정성과 감사 추적 과제

운영 안정성을 유지하기 위한 관리 기준 마련은 여전히 과제로 꼽힌다. 의료기기 공급 업체의 서명 담당자가 바뀌었을 때 발생하는 반송 처리나, 네트워크 순단으로 그룹웨어와 전자계약 API 간 데이터 전송이 누락될 경우를 대비한 수동 재동기화 기능의 상시 점검이 요구된다. 보건복지부 감사나 병원 의료기관 평가인증 시 제출해야 하는 계약 체결 시점 로그가 그룹웨어 결재 이력과 오차 없이 일치하는지 정기적으로 검증하는 체계 구축도 병행되어야 한다.