38개 매장 성수기 행사 계약 묶이던 유통사, 실시간 알림 연동으로 발주선 묶다

지난해 추석 대목을 닷새 앞둔 오전, 수도권과 충청권에 38개 직영점을 둔 유통업체 태원유통의 상품본부 MD팀에 긴급 공문이 빗발쳤다. 지역 특산물 선물세트 추가 납품을 앞두고 협력업체와 체결해야 하는 긴급 행사 계약서 40여 건이 시스템 속에서 결재 대기 상태로 묶인 탓이었다. 매장 매대에는 이미 사전 예약 물량이 깔렸으나, 본사와 협력사 간 전자서명이 제때 완료되지 않아 물류센터 출고와 전산 매입 처리가 줄줄이 지연됐다.

매장 현장과 협력업체는 서명 요청 메일이 발송됐는지조차 알지 못한 채 본사 상품팀에 유선 전화를 걸어 처리 현황을 확인해야 했다. 대목을 맞아 하루에도 수십 건씩 쏟아지는 특판 계약과 마진율 변경 합의서가 통지 누락 탓에 지연되자 매장 입고 자체가 막히는 일이 벌어졌다.

매장 판촉 계약과 모바일 실시간 알림의 연동

태원유통은 이 같은 계약 병목을 끊기 위해 전자계약 모듈과 모바일 메신저 알림 체계를 맞물렸다. 본사 MD가 작성한 행사 합의서나 납품 단가 변경 계약서의 결재가 완료되면, 협력사 담당자와 해당 매장 점장에게 카카오 알림톡 및 그룹웨어 모바일 알림이 즉시 발송되는 구조를 적용했다.

과거에는 본사 법무 검토와 전결권자 서명이 끝나더라도 외부 협력사가 메일함을 열어보지 않으면 계약 체결이 마냥 지연됐다. 변경된 체계에서는 계약서 검토 요청부터 본인 인증, 전자서명 완료까지 단계별 상태가 협력사 대표자 휴대전화로 실시간 전달된다. 점포 관리자 역시 발주 가능 상태로 전환되었다는 시스템 알림을 받는 즉시 현장 검수와 매대 진열을 진행할 수 있게 됐다.

태원유통 영업지원팀 차장은 "명절이나 정기 세일 같은 성수기에는 행사 매대 배정과 납품 단가 조율이 개점 직전까지 이어지기 일쑤"라며 "계약서 서명 완료 통지가 점장과 협력사에 동시에 도달하면서 출고 승인을 확인하느라 유선 전화를 돌리는 일이 사라졌다는 게 현장의 전언"이라고 말했다.

감사 기준 맞춘 전자서명 이력 보존

유통산업발전법과 대규모유통업법상 판촉행사 약정서는 납품 이전에 양측 서명이 완료되어야 하며, 관련 체결 이력은 공정거래위원회 감사 시 핵심 소명 자료가 된다. 태원유통은 계약 알림 발송 시점과 협력사 담당자의 본인 인증 시각, 서명 날인 일시가 하나의 타임스탬프로 묶여 그룹웨어 전자문서 스토리지에 보관되도록 했다.

현장 점포와 협력사 간 구두 합의로 물건을 먼저 받고 계약서를 사후 작성하던 관행도 통지 연동 이후 줄어드는 추세다. 전자서명이 완료되는 즉시 POS 시스템과 ERP에 행사 코드가 자동 연동되도록 조치했기 때문이다. 계약 체결 알림을 받기 전에는 매장에서 바코드 스캔과 전산 입고 처리가 불가능하도록 시스템을 통제했다.

다만 본사 기준의 일괄 발송 규칙이 외부 협력사의 심야 시간대 알림 수신 거부나 담당자 번호 오기입 문제와 충돌하는 점은 보완 과제로 꼽힌다. 성수기 야간 입고조가 가동되는 다거점 유통망의 특성에 맞춰 알림 수신자 다중 지정 기능과 발송 실패 시 대체 통지 경로를 정교화하는 작업이 요구된다.