사라진 출퇴근 로그와 방치된 진단서, 3년 근태 기록의 덫

근로기준법상 보존해야 할 출퇴근 원시 데이터는 손실되고, 정작 법적 기한이 지난 민감 서류는 전산망에 무기한 방치되는 기형적 근태 관리가 산업계 전반에 퍼져 있다. 현행 근로기준법 제42조는 근로계약서와 임금대장, 출퇴근 기록 등 주요 서류를 3년간 보존하도록 규정하지만, 현장에서는 보존과 파기 두 기준 모두 빗나가는 모양새다.

서버 비우다 증거까지 날렸다

제조 중견기업 A사는 퇴직 직원이 제기한 미지급 시간외수당 소송에서 수세에 몰렸다. 2년 전 직원이 올린 연장근로 신청서와 실제 게이트 출퇴근 태그 로그 파일이 서버 용량 확보 작업 도중 지워진 탓이다. 회사는 엑셀로 취합한 월별 정산 내역을 법원에 냈으나, 법원은 원본성이 결여됐다며 온전한 증거로 인정하지 않았다.

"과거 인사 솔루션을 바꾸는 과정에서 용량을 아끼려 수기 신청서 첨부파일과 원시 로그를 마이그레이션 목록에서 뺀 게 화근이었다." A사 인사총무팀장의 말이다. 퇴사 후 3년 안에 쏟아지는 노무 분쟁을 정작 입증할 핵심 서류가 전산망에서 사라져 버렸다는 설명이다.

보존 대상 문서	법정 의무 기간	관리 미흡 시 발생 리스크	점검 포인트
출퇴근 기록 원시 데이터	3년	임금 체불 분쟁 시 입증 책임 미충족	타임스탬프 수정 이력 보존 여부
연장·야간·휴일근로 승인 전결문	3년	가산수당 미지급 소송 시 증빙 불가	첨부파일 및 사후 승인 내역 포함
연차유급휴가 신청 및 촉진 통보서	3년	연차수당 정산 오류 및 노무 분쟁	발송 및 근로자 서명·열람 이력
휴직·복직 신청서 및 증빙 서류	3년	근속연수 계산 분쟁 및 고용지원금 환수	인사정보 변경 연동 기록 유지

결재 로그 없는 문서는 무효

고용노동부 근로감독관 점검이나 법정 공방에서는 문서 본문보다 '메타데이터'가 쟁점으로 떠오른다. 관리자가 임의로 출결 상태를 고쳤다면 그 사유와 작업자 계정, 수정 시각이 고스란히 남아 전결 문서와 결합돼 있어야 효력을 갖춘다.

타임스탬프와 결재 승인 기록이 온전히 붙어 있지 않은 전자문서는 사후 위·변조 의혹을 방어하기 어렵다는 지적이다.

지워야 할 땐 영구 방치

반면 보존 기한이 끝난 서류는 지체 없이 파기해야 하는 개인정보보호법과의 엇박자도 뚜렷하다. 상당수 기업은 전자결재로 쌓인 휴가원, 재택근무 신청서, GPS 기반 위치 기록을 보존 연한 설정 없이 서버에 쌓아둔다.

병가 신청서에 붙은 진단서나 경조사 휴가용 가족관계증명서 같은 민감 정보가 수년간 노출된 채 방치되는 실정이다. 데이터 유출 사고가 터질 경우 근로기준법을 지키려다 개인정보보호법 위반으로 과태료 처분을 받을 수 있다는 게 노무 전문가들의 지적이다. 시스템 차원에서 3년 주기의 자동 삭제나 비식별화 절차를 연동해야 한다는 목소리가 나온다.