품의서 올릴 때마다 결재자 찾던 혼선, 조직도 연동으로 풀어낸 결재 엔진

중견 제조업체 A사는 지난해 그룹웨어를 전면 교체하기로 결정하고 평가표 맨 윗자리에 결재선 자동화 항목을 올렸다. 현업 부서에서 품의서 하나를 올릴 때마다 사내 메신저로 상급자 위치와 담당 검토자를 되묻는 혼선이 수년째 반복된 탓이었다. 시스템을 바꾸더라도 기안자가 매번 결재자를 일일이 찾아 넣는 식이라면 막대한 교체 비용을 들이는 이유가 희석된다는 경영진의 판단이 뒤따랐다.

양식과 분리된 규칙 층위

A사가 검토 끝에 낙점한 G-Ware의 전자결재 모듈은 조직도 테이블과 문서 양식에 걸린 연산 규칙을 맞물려 결재 경로를 연산한다. 기안자가 작성 화면에서 서식을 부르면 시스템이 작성자의 소속 부서와 직위 체계를 대조해 중간 결재자와 최종 결재권자를 배열에 채운다.

양식 껍데기와 승인 규칙 데이터를 분리한 방식이 핵심 뼈대로 꼽힌다. 예컨대 지출결의서 양식에는 재무팀 경유 규칙이 붙고 인사 관련 서식에는 인사기획팀 합의 조건이 걸린다. 제도가 바뀌어 결재선 체계를 손봐야 할 때 문서 양식 코드를 뜯어고치지 않고 해당 규칙 테이블만 갱신하면 곧장 현장에 적용된다.

조직 개편 때마다 반복되던 야근

인사 변동에 대응하는 전산 운영자의 유지보수 방식도 달라졌다. 부서가 통폐합되거나 직급 호칭이 개편돼도 전산 관리자가 양식 수백 종을 열어 경로를 수정할 필요 없이, 인사 데이터베이스의 조직도 테이블만 갱신하면 연산 엔진이 이를 읽어 들인다.

"연말 조직 개편 주간이면 전산실 직원들이 야근하며 전사 결재선을 수작업으로 다시 짜맞추던 일이 사라졌다"는 게 A사 IT팀 관계자의 설명이다.

현장 예외와 남겨진 수작업

결재선 연산 엔진은 기안자의 수동 개입도 허용한다. 특정 결재자가 출장이나 휴가로 자리를 비우면 대결자 지정 규칙이 우선순위에 따라 작동하고, 처리가 급한 사안은 양식에 지정된 후결 속성을 따른다.

다만 정형화된 조직도를 벗어나는 업무까지 엔진이 알아서 읽어내는 것은 아니다. 태스크포스나 프로젝트 단위 문서처럼 인사 테이블에 등재되지 않은 협조자가 결재선에 포함돼야 할 때는 기안자가 직접 사람을 찾아 지정해야 한다. 도입을 타진하는 기업이라면 전사 결재 중 이 같은 비정형 예외 문서가 차지하는 비중을 사전에 점검해야 한다는 조언이 나온다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.