야간 도크 피킹조 연말 연차 몰리던 물류 스타트업, 서식 빌더로 대체자 승인선 묶다

12월 둘째 주 화요일 오후 11시, 경기 용인의 풀필먼트 센터 도크 앞 모니터에 야간 피킹 작업 대기 목록이 떴다. 주간 입고를 마친 파렛트가 랙 사이로 오가는 사이, 현장 사무실 책상 위에는 주간 조장들이 남겨둔 종이 연차 신청서 8장이 파일철에 꽂혀 있었다.

야간 간선 하차 인원과 익일 새벽 패킹 인력을 배치해야 하는 현장 반장은 파일철과 WMS(창고관리시스템) 조 편성 화면을 번갈아 보며 한숨을 쉬었다. 성수기 물량이 몰리는 12월, 잔여 연차 소진 신청이 한꺼번에 쏟아지며 대체 인력 지정과 승인 서류 관리가 어긋나기 시작한 순간이다.

센터별 양식 제각각, 잔여 연차와 대체자 검증 누락

수도권 3개 거점 센터를 운영하는 풀필먼트 스타트업 로지스원은 12월마다 현장 인력의 잔여 연차 신청으로 골머리를 앓았다. 물류센터는 주간 피킹, 야간 패킹, 냉동·냉장 전담 등 교대조가 세분화돼 있어 연차 사용 시 반드시 동일 공정 대체 근무자를 지정해야 한다. 그러나 본사용 기본 서식에는 거점 구분이나 공정별 대체자 입력란이 없어 근무자들은 수기 메모를 붙이거나 센터별로 자체 인쇄한 종이 양식을 썼다.

이 과정에서 승인 권한이 없는 타 공정 조장이 대결자로 서명하거나, 남은 연차 일수를 잘못 적어 사후에 급여 차감 분쟁이 발생하는 일이 잦았다. WMS상 작업 일정과 그룹웨어 결재가 따로 놀다 보니 특정 도크에 패킹 인원이 한꺼번에 빠져 출고 마감 시간이 지연되는 상황도 벌어졌다.

거점·공정별 필수 항목 묶은 서식 빌더 적용

로지스원 운영기획팀은 그룹웨어 서식 빌더를 활용해 물류 현장 전용 근태 신청 양식을 전면 개편했다. 신청자가 소속 센터(용인·안성·남양주)를 선택하면 담당 공정과 교대조가 조건부 필드로 자동 활성화되도록 구조를 짰다.

연차 신청 시 동일 공정 내 대체 근무자의 사번 입력을 필수로 지정하고, 대체자 승인이 선행되지 않으면 센터장 결재 단계로 넘어가지 않도록 결재 분기를 설정했다. 잔여 연차 일수 역시 인사 시스템과 연동된 필드로 고정해 신청자가 임의로 숫자를 수정하지 못하게 막았다. 기안 시점에 WMS 조 편성 기준 최소 출근 인원을 충족하는지 확인하는 체크박스도 서식에 포함했다.

로지스원 운영기획팀 팀장은 "도크 현장에서는 작은 서식 누락 하나가 야간 배차 지연과 직결된다"며 "공정과 대체자가 명확히 기재된 서식만 상신되도록 통제하면서 심야 시간대 반장들의 불필요한 서류 대조 작업이 줄어들었다"고 설명했다.

모바일 작성 편의와 마감 연동 과제

서식 개편 이후 현장 작업자들은 모바일 앱을 통해 휴게실이나 도크 대기실에서 규격화된 양식으로 연차를 신청하고 있다. 관리자 역시 야간 근무 중 PC를 켜지 않고도 대체자 지정 여부를 확인해 모바일로 승인 처리를 마친다. 현장 반장이 다음 날 오전 본사로 종이 서류를 팩스로 보내거나 메신저로 재확인할 필요가 없어졌다는 게 현장의 설명이다.

다만 화주사별 프로모션이나 기상 악화로 긴급 특근이 발생하는 경우, 이미 승인된 연차를 현장에서 즉시 취소하고 배차 시스템에 실시간 반영하는 연동 체계는 아직 구축 중이다. 로지스원은 서식 빌더 데이터와 WMS 스케줄러 간 API 연계를 확대해 연차 변동 사항이 물류 계획에 실시간 반영되도록 시스템을 보완할 방침이다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.