3개 분원 흩어진 약제 심의록, EDMS 암호화로 인증 감사 틈새 메운 병원

월요일 오전 7시 40분, 주말 당직 인계를 마친 간호사실과 원무행정실 모니터에 의료기관평가인증원 현장 조사 대비 공지가 일제히 떴다. 본원과 3개 분원을 운영하는 세화의료재단은 최근 원내 문서 관리 감사 과정에서 비상 결제 품의서와 비급여 약제 도입 심의서의 관리 이력이 각 병원 로컬 서버마다 제각각이라는 지적을 받았다. 3교대로 돌아가는 병동 특성상 야간 전담 근무자가 올린 행정 문서가 거점 간 공용 폴더에 평문 파일로 흩어져 있었기 때문이다.

분원마다 쪼개진 문서 저장소와 감사 누락

세화의료재단은 본원을 비롯해 3개 분원에 약 1,200명의 임직원이 근무한다. 의무기록은 폐쇄형 EMR(전자의무기록) 시스템으로 엄격히 통제됐으나, 의료장비 도입 품의서나 약사심의위원회 회의록, 감염관리 지침서 같은 일반 행정 문서는 병원별로 운영하던 파일 서버에 저장돼 왔다.

야간 응급 수술이나 긴급 약제 발주가 발생하면 교대 근무자가 이전 승인 문서를 참고하기 위해 거점 간 공유 폴더에서 파일을 내려받아 메신저로 전달하는 일이 잦았다. 파일이 저장된 위치마다 접근 권한 규칙이 달라 본원 감사팀이 특정 장비 도입 이력을 추적하려 해도 분원 로컬 서버의 접속 이력을 대조하는 데만 며칠씩 걸렸다. 외부 감사나 인증 평가 때마다 개별 부서 담당자가 수정 이력 증빙을 일일이 출력해 서명받는 작업이 반복됐다.

전사 문서 암호화와 거점 통합 권한 통제

재단 전산정보팀은 분원별로 흩어져 있던 문서함을 그룹웨어 EDMS로 통합하고 스토리지 암호화 및 세부 권한 아키텍처를 다시 짰다. 본원과 분원의 네트워크가 분리된 환경에서도 문서가 중앙 저장소에 등록되는 순간 파일 단위로 암호화되도록 구성했다.

병동 교대조와 원무팀의 인사 데이터가 매일 자정 연동되면서 부서 이동이나 야간 당직 지정에 따른 문서 조회 권한이 시스템에서 일괄 갱신된다. 비급여 약제 협약서나 의료장비 계약서 같은 핵심 문서는 열람과 다운로드 권한을 분리해 분원 실무자라도 승인 없이 외부 반출을 할 수 없도록 막았다. 문서를 내려받을 때마다 사용자 사번과 접속 거점 IP가 포함된 감사 로그가 서버에 기록되도록 했다.

인증 평가 대비와 현장 운영의 남은 과제

보안 구조를 정비한 뒤 의료기관 인증 평가 준비 과정에서 요구되는 행정 문서 이력 제출 방식이 달라졌다. 과거에는 분원별로 분실되거나 수정된 회의록의 최종본을 확인하기 위해 원무팀 간 교차 검증을 거쳐야 했으나, 현재는 중앙 문서함에서 감사 로그와 버전 이력을 바로 추출해 제출할 수 있게 됐다는 게 재단 측 설명이다.

세화의료재단 전산정보팀 관계자는 "교대 근무가 맞물리는 병동 행정 특성상 권한 관리가 조금만 느슨해져도 중요 관리 지침이나 계약서가 통제 밖으로 벗어난다"며 "본원과 분원의 보안 기준을 하나로 묶고 접근 흔적을 투명하게 남기는 작업이 감사 대비의 핵심이었다"고 말했다.

다만 본원과 원격으로 연결된 외래 전문 분원의 네트워크 순간 지연이나, 응급 상황에서 긴급 열람 권한을 일시 부여하는 예외 처리 절차를 운영 기준에 어떻게 반영할지는 여전히 보완할 과제로 꼽힌다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.