원격지 심사표 다운로드 경로 묶은 공공 연구조직, EDMS 감사 로그로 규정 틈 메우다

금요일 오후 7시 40분, 세종시 정부종합청사 인근에 거점을 둔 공공 정책연구 스타트업 A재단의 원격근무용 접속망에 대외비 연구용역 심사 파일 열람 신호가 잡혔다. 재택근무 중이던 연구원이 지방자치단체 위탁 용역 평가표를 내려받은 시점이다. 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령에 따라 평가위원 명단과 배점표는 열람자와 일시, 내려받기 목적을 전자기록생산시스템에 남겨야 하지만, 종전 상용 클라우드 드라이브에서는 파일 복사 시각만 남고 누가 어떤 네트워크 IP로 접근했는지 식별되지 않았다.

외부 거점 접속 늘며 뚫린 열람 이력 사각

A재단은 연구원 25명 가운데 절반 이상이 재택이나 지역 지자체 현장 사무실에서 원격근무를 병행하는 신생 공공 연구기관이다. 정부 연구과제 심사와 공공사업 타당성 조사 보고서를 다루다 보니 외부 감사 시즌마다 생산 문서의 반출 이력 증빙을 요구받는다.

문제는 원격지에서 가상사설망(VPN)으로 접근할 때 발생했다. 공용 링크로 공유된 심의 조서 초안을 내려받아도 단순 '다운로드 완료' 기록만 남을 뿐, 로그인 계정과 연동된 열람 경로가 저장되지 않았다. 행정안전부 보안 감사 기준에 맞추려면 파일 단위의 상세 감사 로그와 물리적 접근 위치가 일치해야 했으나, 기존 폴더 구조에서는 특정인이 문서를 열람한 뒤 로컬 PC로 옮겼는지 확인하기 어려웠다.

A재단 정보보안담당 선임연구원은 "지자체 합동 감사에서 위탁과제 평가위원별 채점표 열람 이력 제출을 요구받았을 때, 누가 언제 접속해 내려받았는지 증명하지 못해 소명서를 작성해야 했다"고 말했다.

원격 단말기 IP와 문서 수정 이력 동시 추적

A재단은 문서관리 시스템(EDMS)을 개편하며 테크 감사 로그(Tech Audit Log) 체계를 원격 접속 환경에 맞춰 재설계했다. 연구원이 원격지에서 결재 전 연구보고서나 심사표를 조회하는 즉시 사용자 ID, 접속 IP, 단말기 식별값, 문서 고유 식별 번호가 초 단위로 분리 저장되는 방식이다.

문서를 단순히 조회했는지, 화면을 캡처했는지, 혹은 로컬 스토리지로 내려받았는지에 대한 행위 유형도 세분화해 기록한다. 특히 공공문서 보안 규정에 따라 대외비로 분류된 연구원 기안문은 원격 단말기에서 인쇄 명령을 내릴 때 승인권자의 실시간 허가 로그가 결합되어야만 작업이 진행되도록 통제선을 바꿨다.

감사 소명 자료 추출과 남은 점검 과제

문서 열람과 반출 경로가 감사 로그 엔진에 축적되면서, 외부 감사관의 이력 제출 요구 시점에 데이터베이스 쿼리를 수기로 대조하던 작업 방식도 달라졌다. 관리자 콘솔에서 특정 프로젝트 코드와 기간만 입력하면 감사 대상 기간의 전체 접근 로그가 공공 표준 서식에 맞춰 추출된다는 것이 운영팀의 설명이다.

다만 외부 자문위원이 임시 계정으로 접속하는 비상근 평가위원 풀 관리와 모바일 단말기 열람 시의 캐시 파일 삭제 이력 동기화는 여전히 보완점으로 꼽힌다. 원격지 네트워크 단절 시 오프라인 모드에서 열람된 파일 로그가 재접속 시 누락 없이 시스템으로 인입되는지 여부도 향후 정기 보안 점검을 통해 검증해야 할 대목이다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.