70개 점포 쏟아지는 마감조 연장근무, 자동 결재선으로 마감 꼬임 푼 유통사

매월 25일 오후 4시, 전국 70여 개 대형 직영 매장을 운영하는 유통사 세움리테일의 본사 인사운영팀 사무실 전화벨이 연달아 울린다. 매장별 시차 출퇴근과 휴일 대체근무 신청서 수백 건이 한꺼번에 쏟아지는 시점이다. 매장 지원 인력과 판매직 사원이 올린 연장근무 신청서가 엉뚱한 본사 부서장 결재판으로 넘어가 있거나, 매장 관리자의 승인을 건너뛴 채 올라온 문서가 인사팀 접수 목록에 쌓였다.

매장 순환근무와 수기 결재선이 만든 마감 병목

유통업 현장은 오픈조, 미들조, 마감조로 나뉘는 교대근무와 함께 판촉 행사 기간에 따른 잦은 매장 간 지원 근무가 발생한다. 특정 점포의 판촉 행사를 위해 인근 점포 사원이 이틀간 파견을 나가거나 본사 파견 지원을 나가는 일이 잦다.

문제는 현장 직원이 근태 신청서를 올릴 때 결재선을 직접 선택하면서 생겼다. 정규 발령 부서의 점장에게 결재를 올려야 하는지, 실제 근무를 지원 나간 매장의 관리자나 본사 영업팀장에게 승인을 받아야 하는지 기준이 현장마다 제각각이었다. 수기 선택 과정에서 결재 경로가 꼬인 문서는 본사 마감 당일까지 반려와 재상신을 거치며 급여 정산 일정을 지연시켰다.

"월말 급여 마감일만 되면 매장 관리자와 본사 담당자가 결재 경로를 확인하느라 온종일 메신저를 붙잡고 있어야 했다. 잘못 지정된 결재선 탓에 본사 팀장이 자기 부서원도 아닌 매장 사원의 심야 근무 수당 신청서를 들고 있는 일도 적지 않았다." 세움리테일 인사운영팀 파트장의 말이다.

근무지 코드와 직책 기반 자동 결재선 도입

세움리테일은 그룹웨어 근태관리 시스템 개편을 통해 근무 형태와 파견 코드에 따라 결재선이 자동 생성되는 방식을 적용했다. 사원이 신청서에 파견 매장과 근무 시간대를 입력하면, 시스템이 해당 점포의 현장 관리자와 본사 매장총괄팀장을 결재선으로 즉시 조합해 띄운다.

현장 직원이 결재권자의 직급이나 담당자를 직접 검색해 지정할 필요가 없어지면서 오발송 문서가 줄었다는 것이 사측의 설명이다. 인사 데이터베이스의 조직도 변동 내역이 매일 새벽 결재선 규칙에 동기화되도록 해, 매장 관리자가 순환보직으로 바뀌더라도 이전 관리자 계정으로 결재가 멈춰 있는 공백을 막았다.

감사 증적 확보와 남은 연동 과제

결재선 자동화는 분기별 노무 감사 대응 방식도 바꿨다. 근태 신청과 승인 이력이 점포별 근무 계획표와 대조 가능한 로그로 고스란히 남아, 연장근무 사전 승인 절차 준수 여부를 확인하기 쉬워졌다.

다만 긴급 행사로 인해 당일 현장에서 구두 지시로 발생하는 긴급 파견이나 현장 대직자의 승인 권한 문제는 여전히 남아 있다. 시스템에 즉각 반영되지 않는 당일 현장 변동분을 사후 정산 시 어디까지 자동 결재 규칙에 포함할지가 안정적인 운영을 위한 확인 과제다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.