8개 캠퍼스 강사 위탁계약 누락 겪은 학원 법인, 서식 빌더로 교육청 감사 틈 메우다

수도권에 직영 입시학원과 독학재수관 등 8개 캠퍼스를 운영하는 교육법인 A사는 최근 치른 교육청 지도점검과 내부 회계감사에서 강사 위탁계약서 및 수강 환불 합의서 40여 건의 기재 항목 누락을 지적받았다. 캠퍼스별 행정실이 각자 보관하던 한글(HWP) 서식 파일을 수정해 쓰면서 필수 조항이 누락되거나 과거 양식이 뒤섞인 탓이다.

학원 행정은 계절적 성수기에 계약과 서류 처리가 집중된다. 방학 특강과 신학기 개강이 맞물리는 12월과 2월에는 수백 명의 파트타임 특강 강사 위탁계약, 조교 근로계약, 교재 납품 단가 계약이 단 2주 사이에 체결된다. 교육청 지도점검 시 필수 점검 대상인 강사 성범죄·아동학대 전력 조회 동의서나 학원법상 교습비 반환 기준 고지 문구가 현장 담당자의 단순 실수로 빠지는 일이 반복됐다.

임의 수정 막는 중앙 서식 관리 체계

A사는 각 캠퍼스가 로컬 PC에 저장해 쓰던 양식을 전면 폐기하고, 그룹웨어 내 서식 빌더를 활용해 계약 및 행정 문서를 표준 템플릿으로 통합했다. 본사 법무·행정 총괄 부서만 서식의 기본 틀과 법정 필수 조항을 수정할 수 있도록 관리 권한을 묶었다.

개별 캠퍼스 행정실은 지정된 입력 필드에 강사 인적사항, 강의 시수, 지급 요율, 강의실 배정 정보만 채워 넣을 수 있다. 학원법에 따른 교습비 반환 기준표나 성범죄 경력 조회 동의 조항 등 법적 필수 항목은 '필수 입력 및 수정 불가' 항목으로 고정해 본문 삭제나 변형을 원천 차단했다.

구분	도입 전 (캠퍼스별 수기 양식)	도입 후 (서식 빌더 템플릿)
양식 관리	각 캠퍼스 PC에 HWP 파일 개별 보관	본사 통합 관리 및 웹 서식 배포
법정 필수 조항	담당자 편집 과정서 누락 빈발	필수 필드 지정으로 임의 삭제 차단
전자 서명 연동	출력 후 대면 날인 및 스캔 보관	계약서 작성 즉시 모바일 전자 서명 발송
감사 대응	캠퍼스별 종이 문서철 전수 확인	조건별 계약 데이터 검색 및 즉시 출력

현장 입력 오류 줄인 조건부 필드

단기 특강 강사와 연간 전임 강사처럼 계약 형태에 따라 달라지는 복잡한 부속 합의서도 서식 분기 기능을 통해 정리했다. 직책이나 계약 구분을 선택하면 그에 맞는 강의료 정산 기준표와 지식재산권 귀속 조항 필드가 화면에 자동으로 나타난다.

A사 경영지원팀 차장은 "방학 특강 개강을 앞두고 행정 직원이 임의로 과거 서식을 긁어다 쓰면서 생기던 수수료율 표기 오류나 필수 동의서 누락을 사전에 거를 수 있게 됐다"며 "강사가 스마트폰으로 계약 내용을 확인하고 전자 서명을 마치면 본사와 캠퍼스 문서함에 동시에 저장되는 체계"라고 설명했다.

남은 과제와 확인 사항

전자 서식 도입 후 양식 통일은 이뤄졌으나 법령 개정에 따른 서식 최신화 절차는 여전히 점검 과제다. 교육부나 관할 교육청의 교습비 반환 규정 개정, 세법상 원천징수율 변경 등이 발생했을 때 본사 관리자가 변경된 양식을 제때 배포하고 구버전 서식의 신규 작성을 즉시 차단하는 운영 관리가 필요하다.

아울러 외부 강사나 학부모가 모바일 환경에서 계약서와 동의서를 열람하고 서명할 때 발생하는 인증 오류를 줄이기 위해 통신사 본인인증과 카카오페이 등 다중 본인확인 수단을 안정적으로 유지하는 기술적 점검도 요구된다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.