9개 분원 방학 특강 일정 꼬이던 교육 법인, 일감 카드로 본사 승인선 묶다

겨울방학 특강 개강을 2주 앞둔 지난해 12월 초순, 9개 직영 캠퍼스를 둔 한 입시 교육 법인의 교무기획팀에는 각 분원에서 동시다발로 올린 교재 인쇄 품의와 강사 배정 승인 요청이 쏟아졌다. 분원별 교무 실장들이 단체 대화방과 개별 메신저로 요청한 일정 변경과 강의실 증설 건이 뒤섞이면서 본사 교재팀은 어느 분원의 최종 인쇄본이 승인된 것인지 파악하지 못해 인쇄소 납기를 이틀 넘겼다.

대화방에 흩어진 특강 일정, 일감 카드로 묶다

이 교육 법인은 특강과 입시설명회 등 시즌성 업무의 진행 과정을 프로젝트 관리 기능으로 재편했다. 각 분원 교무과정과 본사 교재개발실, 마케팅팀이 하나의 프로젝트 공간 안에서 교재 검수, 수강 신청 집계, 강의실 배정 등 단계별 일감을 공유하는 방식이다.

이전에는 분원별 담당자가 스프레드시트 링크를 메신저로 주고받다 보니 수정 이력이 덮어쓰이거나 이전 버전의 강의계획서가 결재판에 올라가는 일이 잦았다. 현재는 교재 원고 마감과 입시설명회 좌석 배정 일감이 담당자별 카드로 등록되어 선행 작업이 끝나야 다음 단계로 승인 요청이 넘어간다.

"방학 특강 준비 기간에는 주간 단위로 강좌 폐강과 합반 여부가 엎치락뒤치락하는데, 담당자가 자리를 비워도 프로젝트 카드 안에서 이전 합의 내용과 첨부 서류를 바로 확인해 후속 작업을 이어간다"는 것이 교무행정 총괄 차장의 설명이다.

결재선과 프로젝트 연동으로 승인 지연 방지

교육 행정 특성상 특강 개설에는 분원장 승인 외에도 본사 학사운영팀의 강사 시수 검토와 재무팀의 수강료 심의가 병행되어야 한다. 기존에는 결재 문서를 별도로 작성해 올리다 보니 프로젝트 진행 상황과 결재 진행 현황이 겉돌기 일쑤였다.

조직은 프로젝트 내 세부 일감에서 곧바로 사전 지정된 결재선을 호출하도록 바꿨다. 강의실 임차 계약이나 외부 특강 강사 위촉 건은 일감 카드 안에서 전자결재를 상신하면 전결 규정에 맞춘 결재선이 자동으로 엮여 본사 검토를 거친다. 결재가 반려되거나 보완 요청이 떨어지면 프로젝트 상태도 자동으로 '보완 대기'로 전환된다.

수기 체크리스트에 의존하던 방학 특강 행정을 프로젝트 단위로 전환하면서 본사와 분원 간의 확인 전화는 눈에 띄게 줄었다는 평가를 받는다. 개강일 직전까지 이어지던 교재 배송 확인 작업도 물류 출발 상태 카드가 갱신되면 분원 행정실이 즉시 확인한다.

강좌 변경 이력 관리와 권한 통제가 남은 과제

시스템 도입 이후에도 계절별 학사 일정 변동에 따른 세부 과제는 여전히 남아 있다. 대입 전형 요강이 변경되거나 수시 합격자 발표 직후 수강 취소가 집중될 때 생기는 급작스러운 강좌 통폐합 이력이 프로젝트 관리 화면에 명확한 감사 기록으로 남도록 추가 기준을 세우는 일이다.

시간제 강사나 단기 행정 조교 등 계절별로 유입되는 인력에 대해 프로젝트 열람 권한을 어느 범위까지 부여할 것인지에 대한 내부 보안 기준 마련도 요구된다.