고객사 감사 앞두고 공정 성적서 날린 제조사, 프로젝트 문서 보존 기한으로 보안선 잠그다

금요일 오후 5시 야간 교대조 투입을 앞둔 창원 정밀부품 2공장 품질관리실에서는 고객사 품질감사팀의 긴급 소명 요구로 소동이 벌어졌다. 반기 전 종료된 해외 완성차 납품 프로젝트의 가공 치수 공정능력지수(Cpk) 원본 데이터와 초도품 검사성적서(ISIR)가 사내 공유 폴더에서 임의 삭제된 사실이 확인됐기 때문이다.

설비 교체와 라인 증설이 잦은 가공 라인 특성상 프로젝트 폴더를 작업자 개인 계정이나 임시 네트워크 드라이브에 분산 보관하던 관행이 원인이었다. 현장 PC에서 계정 권한이 남은 상태로 폴더 정리 작업이 이뤄지며 핵심 품질 이력 문서가 영구 삭제되는 보안 사고로 이어졌다.

라인 가동과 함께 흩어지던 공정 문서들

해당 부품사는 금형 가공부터 열처리, 정밀 연삭까지 4개 공정이 3조 2교대로 이어지는 중견 제조 거점이다. 신차종 부품 양산이 시작되면 설계변경통보서(EO)와 공정 흐름도, 부품승인절차(PPAP) 서류가 프로젝트 단위로 쏟아진다.

문제는 프로젝트가 양산 단계로 넘어가면 개발 당시 작성된 치수 측정 데이터와 금형 수정 이력서가 체계적인 보존 기한 설정 없이 방치된다는 점이었다. 라인 담당자가 바뀌거나 공용 단말기 저장 공간이 부족해지면 실무자가 임의로 구버전 폴더를 지우는 일이 반복됐다. 고객사 감사에서 과거 공정 데이터 소명을 요구받았을 때 원본을 찾지 못해 납품 승인이 보류되는 위험에 노출돼 있었다.

프로젝트 단위 보존 기한과 파기 통제 연동

부품사는 그룹웨어의 프로젝트 관리 체계에 문서 보존 연한 자동 분기 기능을 결합했다. 양산 승인 완료, 금형 폐기, 품질 보증 종료 등 프로젝트 상태값 변경에 맞춰 하위 산출물의 의무 보존 연한을 시스템에 고정했다.

IATF 16949 인증 규격에 따라 초도 검사 성적서와 공정능력 평가표는 프로젝트 종료 시점부터 10년간 의무 보존 문서로 자동 분류된다. 보존 연한이 만료되지 않은 문서는 현장 작업자나 프로젝트 관리자가 임의로 삭제할 수 없도록 잠금 처리했다. 보존 기간이 지난 파일도 품질보증팀과 보안 담당자의 2단계 결재 승인을 거쳐야 파기 절차가 진행된다.

공장 품질보증팀 차장은 "과거에는 라인 증설이나 감사 때마다 구버전 도면과 측정 성적서를 찾느라 야간 조장들까지 불러내야 했다"며 "프로젝트 종료 시점에 문서 보존 기한이 자동으로 잠기면서 임의 삭제 우려를 덜었다는 게 현장의 반응"이라고 전했다.

거점별 도면 반출 권한 연계가 남은 과제

보존 기한 자동화로 공정 이력 손실 위험은 줄었으나, 해외 2개 가공 공장과의 도면 실시간 동기화 과정에서 발생하는 보안 권한 통제는 여전히 풀어야 할 숙제다.

현지 라인 기술자가 프로젝트 완료 후 남은 치수 보정 데이터를 열람할 때 본사 승인을 거치도록 하는 접근 통제선이 일부 현장 작업 속도와 충돌하고 있다. 보존 기한이 적용된 문서의 조회 권한을 라인별 보안 등급과 어떻게 정교하게 연동할지가 다음 과제로 꼽힌다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.