7개 거점 국책사업 마감 몰린 공공기관, 프로젝트 관리로 감사 소명선 묶다

월요일 오전 8시 40분, 충북 혁신도시 본원과 전국 6개 지역사업본부의 실무자 PC 화면에 일제히 하반기 국책사업 집중 마감 알림이 떴다. 회계연도 종료를 앞두고 7개 거점에서 동시다발로 진행되는 120여 개 집행 과제의 산출물 등록과 일상감사 의뢰가 한 주에 몰리는 시기다. 이전까지는 사업별 변경 이력과 지출 근거 서류가 담당자 개인 PC나 로컬 폴더에 흩어져 있어, 상위 기관 감사관의 소명 요구가 접수될 때마다 증빙을 취합하느라 본원 주무 부서의 전화선이 마비되곤 했다.

거점마다 흩어지던 산출물과 증빙 문서의 누락

다거점 공공기관은 지역본부별로 사업 예산과 집행 일정이 따로 돌아가면서도 공공기록물 관리법과 감사원 사무처리 규칙을 공통으로 적용받는다. 연말 사업비 정산 성수기가 되면 각 본부에서 수시로 발생하는 용역 과업 변경, 자문회의 결과보고서, 지출결의서가 제때 동기화되지 않는 문제가 잦았다.

특히 담당자가 기안문에 첨부한 최종 산출물 파일과 프로젝트 진행 단계별 검수 내역이 일치하지 않아 자체 감사에서 지적을 받는 사례가 매년 반복됐다. 본원 감사팀이 특정 사업단의 설계 변경 일정을 확인하려 해도, 담당자가 현장 출장 중이면 메신저로 파일을 전달받을 때까지 문서 추적이 멈추는 식이었다.

세부 공정별 일감 카드에 문서 번호 강제 연계

해당 기관은 프로젝트 관리 기능을 개편하면서 모든 국책사업의 단위 태스크에 전자결재 문서번호와 공문 수발신 내역이 반드시 연결되어야 다음 공정으로 넘어가도록 운영 기준을 바꿨다. 사업단 실무자가 현장 감리 보고서나 설계 변경 요청서를 등록할 때, 그룹웨어 프로젝트 일감 카드 안에서 결재 완료된 기안문 번호를 선택해야 승인 요청 상태로 전환되는 구조다.

진행 상태가 '검수'나 '정산' 단계로 변경되면 관련 산출물과 회의록, 계약 변경 이력이 프로젝트 타임라인에 자동으로 묶여 감사 로그로 기록된다. 지역사업본부의 한 사업총괄팀장은 "과거에는 감사 준비 기간마다 흩어진 결재 문서를 찾아 편철하느라 일주일 내내 야근을 했는데, 지금은 프로젝트 번호만 조회하면 기안 일자와 결재선, 첨부 파일이 순서대로 정렬된다"고 말했다.

권한 통제와 실시간 소명 지원

상위 부처 감사나 외부 감사가 개시되면 감사관에게 프로젝트 열람 권한을 일시 부여해 소명 자료를 확인하도록 조치했다. 폴더 통째로 압축해 메일로 전달하던 관행을 없애고, 프로젝트 내에서 조회 권한과 다운로드 이력을 실시간으로 감시하는 방식을 택했다.

자료 유출 위험을 줄이면서도 지역 거점 간에 발생하던 승인 누락이나 데이터 불일치 문제를 사전에 차단하는 데 주안점을 뒀다. 다른 거점에 있는 공동 수행 인력도 프로젝트 진행 보드에서 과업 변경 승인 여부를 즉시 파악해 업무 중복을 피할 수 있게 됐다는 설명이다.

현장 예외 공정과 감사 연동의 과제

다만 긴급 복구나 현장 재난 대응처럼 선조치 후보고가 필요한 예외 사업의 경우 결재선 연계 절차가 공정 지연을 부를 수 있다는 지적이 나온다. 표준화된 프로젝트 템플릿 외에 비정형 긴급 과업을 어떤 수준에서 감사 로그로 수용할 것인지에 대한 세부 운영 지침 마련이 숙제로 남아 있다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.