해외 8개 공장 단가 불일치 겪은 자동차 부품사, ERP 연동 결재로 계약선 묶다

지난해 11월 베트남 하노이 인근 1공장 생산라인 증설을 앞두고 협력사 단가 계약서의 최종 단가와 본사 ERP에 반영된 수치가 일치하지 않는 사고가 일어났다. 현지 구매 담당자가 그룹웨어 전자결재로 승인받은 도급 단가 수정 품의서가 ERP 마스터 테이블에 제때 수기 반영되지 않으면서 자재 입고가 사흘간 묶였다.

국내 본사와 동남아·유럽 등 6개국 8개 공장을 운영하는 자동차 차체 부품사 한림모빌리티가 그룹웨어 전자결재와 전사적자원관리(ERP) 계약 마스터를 직접 연동하는 방식을 도입한 배경이다.

결재 완료 즉시 ERP 단가 테이블에 반영

도입 전에는 현지 법인 구매팀이 작성한 단가 품의가 결재를 통과하면 본사 재경팀 담당자가 해당 문서를 열어 ERP에 단가와 유효기간을 일일이 옮겨 적었다. 시차와 환율 변동이 잦은 데다 해외 공장마다 적용하는 현지 통화와 세법 코드가 달라 오입력 위험이 상존했다.

연동 기능은 전자결재 본문의 단가 테이블 데이터를 승인 완료와 동시에 ERP 구매 마스터 API로 직결한다. 품의서 내 자재 코드, 협력사 고유번호, 계약 시작일과 종료일, 통화 단위가 결재선의 마지막 결재권자 승인 도장과 함께 ERP 데이터베이스에 적재된다.

해외 공장 관리 업무를 맡은 생산관리팀 과장은 "시차 때문에 본사 재경팀 승인 확인을 기다리느라 통관 서류 작성이 밀리던 일이 줄었다는 게 공장 현장의 전언"이라고 말했다.

생산계획과 연계된 외주 계약 관리

현장 라인의 가동 상황에 맞춰 유동적으로 체결되는 외주 가공 계약 관리 방식도 바꿨다. 기존에는 월간 생산계획 변동으로 금형 수정 계약이 긴급히 체결돼도 관련 계약서 사본이 그룹웨어 문서함에만 머물러 본사 원가관리팀의 검증이 지연됐다.

그룹웨어에 탑재된 ERP-HR 연계 모듈은 계약서 기안 단계에서 ERP 상의 실시간 프로젝트 코드와 라인 배치 정보를 호출한다. 기안자가 잘못된 외주 작업 코드를 입력하면 결재 상신 단계에서 검증 오류를 띄워 잘못된 단가 승인이 올라가는 경로를 차단한다.

남은 과제는 이기종 레거시 표준화

남은 숙제는 인수합병을 통해 편입된 동유럽 공장의 노후화된 현지 로컬 ERP 시스템과의 인터페이스 표준화다. 본사와 표준 SAP를 쓰는 거점과 달리 일부 해외 공장은 독자적인 생산관리 프로그램을 유지하고 있어 데이터 동기화 과정에서 통신 지연이 발생할 수 있다.

글로벌 거점 간 통화 환산 기준 시점과 각국 노동법에 따른 외주 노무비 산정 방식의 차이를 그룹웨어 서식 내에서 어떻게 규격화할 것인지도 추가 점검 사항으로 꼽힌다.