하루 100건 쏟아진 알림 끄자 병상 조정·수술실 소통 살아났다

수도권과 지방에 4개 분원을 둔 한 척추·관절 전문병원은 월요일 오전 8시 30분이 되면 외래 접수 창구 앞 대기 줄이 로비 밖까지 이어진다. 매년 12월부터 이듬해 2월 사이 겨울철 빙판길 낙상 환자와 관절 수술 수요가 몰리면서 평소보다 내원객이 40% 이상 뛰는 시기다. 본원 기획조정실은 병상 회전율을 끌어올리기 위해 간호부와 원무과, 영상의학과, 수술지원팀 등 20여 개 부서를 묶어 동절기 특별 프로젝트를 가동했다.

하루 100건 울린 알림에 정작 수술실 점검 놓쳐

하지만 병원 실무진의 스마트폰 화면에는 불필요한 신호가 먼저 쏟아졌다. 업무 관리 화면에 글이나 댓글이 하나 달릴 때마다 프로젝트 방에 묶인 전원에게 일괄 발송되던 푸시 알림 탓이었다. 하루 평균 100건이 넘는 신호가 이어지자 당직 간호사와 수술실 담당자들은 아예 무음 모드로 돌리거나 알림창을 닫았다.

결국 일반 잡무 공유에 필수 점검 사안이 묻혔다. 수술실 장비 점검 승인이 늦어지는 등 환자 안전을 위협하는 지연 사례가 발생했다. 분원의 한 원무부서장은 "수술실 인력 보강이나 시설 보수 같은 타 부서 댓글까지 쉴 새 없이 울려 정작 급한 병상 조정 요청을 제때 보지 못했다"고 털어놨다.

보고는 피드로 빼고 긴급 배정만 모바일 팝업

병원은 환자가 몰리는 겨울 성수기를 앞두고 사내 전산망의 알림 도달 규칙을 바꿨다. 모든 진행 상황을 전원에게 실시간으로 쏘던 방식을 접고 업무 성격과 수신자 직책에 따라 경로를 나눴다.

단순 파일 첨부나 일상적인 진척 보고는 공용 대시보드의 활동 기록 창에만 남도록 제한했다. 반면 장비 점검 승인이나 병상 긴급 배정처럼 환자 치료와 직결된 작업은 별도 우선순위를 매겨 담당자와 결재자 화면에만 모바일 팝업으로 띄웠다. 분원 책임자들에게는 오전 8시와 오후 5시 두 차례에 걸쳐 진행 작업 요약본만 묶어서 보냈다. 요란한 소리를 걷어내자 비로소 급한 신호에 손이 가기 시작했다는 게 현장의 설명이다.

본·분원 잇는 의료망, 수신 피로부터 걸러야

지점 구조를 가진 의료기관은 단일 사업장보다 메신저나 전산망을 통한 비대면 소통 의존도가 높을 수밖에 없다. 환자가 일시에 몰리는 기간일수록 부서 간 연락 횟수가 늘어나므로 무차별적인 알림 발송은 현장 대응을 늦추는 위험 요소가 된다.

프로젝트 관리 도구를 도입할 때 정보 생성보다 수신자가 처한 현장 환경을 먼저 살펴야 한다는 지적이 나오는 이유다. 일선 실무자가 감당할 수 있는 정보량을 넘어서면 업무 누락은 필연적으로 뒤따른다. 성수기 진입 전 필수 수신자와 단순 참조자를 분리하고 부서별 알림 한도를 점검하는 작업이 병행되어야 한다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.