검수 직전 사라진 DB 테스트서, 프로젝트 문서 보존 기한 자동 분기로 묶은 IT사

금융권 SI 차세대 시스템 구축 사업의 최종 검수 직전, 3년 전 작성된 데이터베이스 연동 테스트 결과 보고서 원본을 찾지 못해 검수 확인서 서명이 보류되는 일이 발생했다. 서버 인프라 교체와 담당 개발자의 퇴사가 겹치면서 당시 산출물이 보관된 프로젝트 보관함의 보존 기한이 만료 처리돼 삭제된 탓이었다.

SI 구축과 클라우드 운영을 병행하는 중견 IT 서비스 기업 에이치씨엔에스는 이 사건을 계기로 그룹웨어 내 프로젝트 문서 보존 연한 관리 체계를 개편했다.

종료 시점에 묶는 법적 산출물과 보존 기한

IT 프로젝트는 하자보수 보증 기간과 개인정보보호법상 보관 의무에 따라 산출물별 보존 연한이 제각각이다. 개발 단계의 단순 회의록은 사업 종료와 함께 파기해도 무방하지만, 보안성 검토 결과서, 데이터 암호화 검증서, 성능 테스트 로그는 최소 3년에서 5년간 원본을 유지해야 한다.

에이치씨엔에스는 프로젝트 종료 처리 시 문서 유형별로 보존 기한을 일괄 지정하는 기능을 도입했다. 프로젝트 관리자가 종료 상태로 상태값을 변경하면, 연결된 전자결재 기안문과 첨부된 산출물 폴더가 자동으로 '장기 보존'과 '일반 보존'으로 분기된다.

"사업 종료 보고서가 승인되면 하자보증 증권 만료일까지 아키텍처 정의서와 테스트 결과서의 삭제 권한이 자동으로 잠긴다." 품질관리팀 수석엔지니어의 말이다.

인프라 마이그레이션과 열람 권한의 분리

운영 유지보수(SM) 조직과 신규 구축(SI) 조직이 혼재된 IT 기업에서는 시스템 인프라 이전 시 산출물이 유실되는 문제가 잦다. 프로젝트가 종료된 이후에도 고객사 감사가 들어오면 과거 산출물을 즉시 제출해야 하지만, 퇴사자 계정에 귀속된 문서는 경로를 찾기 어렵다.

이 회사는 종료된 프로젝트의 산출물을 개별 작업자 계정이 아닌 '프로젝트 아카이브' 공용 저장소로 강제 이관하도록 절차를 묶었다. 담당자가 퇴사하거나 부서가 이동해도 프로젝트 코드 단위로 문서 검색과 읽기 전용 열람이 유지되도록 통제선을 정비했다.

남은 과제와 도입 시 확인 사항

문서 보존 연한을 체계화하더라도 클라우드 스토리지 비용과 원본 무결성 검증은 지속적인 관리 과제로 남는다. 장기 보존 대상 문서가 누적될수록 스토리지 용량 관리 기준을 정밀하게 세워야 하며, 데이터베이스 백업 주기와 연동된 아카이빙 정책이 유지되는지 주기적으로 확인해야 한다는 것이 실무진의 설명이다.