외주 단가 계약 마감 앞두고 멈춰 서던 부품사, 공용 메일함으로 전자서명선 묶다

지난달 28일 오후 5시 울산 1·2공장과 창원 가공사업장을 운영하는 특수강 부품사 태성금속(가칭) 구매계약팀 메일함에 긴급 발주 단가 갱신 요청서 40여 건이 쏟아졌다. 완성차 1차 협력사들의 설비 보수 기간에 맞춘 연간 외주가공 기본계약 갱신 시한을 하루 앞둔 시점이었다. 외주 열처리 단가 변경 합의서에 찍혀야 할 전자서명 링크가 담당 실무자의 개인 계정에 묶여 있었고, 해당 직원이 야간 조출 일정으로 자리를 비우면서 서명 기한을 넘길 위기에 놓였다.

개인 계정 종속이 만든 계약 마감 병목

태성금속은 3개 공장에서 매달 180여 개 외주 협력사와 열처리·도금·정밀가공 단가 계약을 체결한다. 그동안 협력사 등록 인감과 단가 확정 합의서는 각 사업장 구매 담당자의 개별 사번 계정으로 발송됐다. 문제는 분기 마감이나 정기 보수 기간처럼 계약 물량이 몰릴 때 발생했다.

담당자가 주야 2교대 지원을 나가거나 외주 공장 실사를 위해 외근을 나가면 계약서 수신 확인과 본사 직인 날인 절차가 멈췄다. 협력사 측에서 수정 요청한 가공 공임 항목이 개인 메일함에 묻혀 본사 법무 검토를 거치지 못하는 일도 빈번했다. 단가 합의서 발효가 지연되면 공장 전사자원관리(ERP) 시스템에 가공 품목 코드가 등록되지 않아 자재 출고 자체가 막히는 구조였다.

공용 메일함 기반의 전자서명 통합 운영

태성금속은 구매계약 전용 공용 메일함을 신설하고, 전자계약 송수신 창구를 이 단일 주소로 통일했다. 특정 직원의 사번 계정이 아니라 팀 단위 공용 메일함이 계약 주체가 되도록 그룹웨어 메일 환경을 개편했다.

외주 협력사가 날인한 계약 문서와 서명 진행 현황은 공용 메일함에 실시간으로 기록된다. 담당자가 자리를 비워도 메일함 권한을 가진 팀원 누구나 단가 조항 수정 이력과 협력사 회신 여부를 확인할 수 있다. 서명 완료 알림과 체결본 역시 공용 메일함에 자동으로 보관되어 개별 다운로드 없이 공장별 자재팀에 공유된다.

태성금속 구매계약팀 차장은 "외주 단가 협의는 원자재 가격 변동에 맞춰 분기 말 자정까지 이어지는 경우가 많다"며 "공용 메일함으로 창구를 묶은 뒤로는 외근이나 교대 지원 중에도 팀 내 다른 인원이 계약 체결본을 즉시 확인해 ERP 품목 등록을 이어갈 수 있다"고 말했다.

권한 위임 체계와 감사 추적의 과제

운영 창구를 공용 메일함으로 전환하면서 계약 누락은 막았으나 내부 통제 기준을 정비하는 일은 과제로 남았다. 여러 담당자가 하나의 메일함에서 계약 체결 권한을 다루는 만큼, 누가 어느 시점에 서명 요청을 승인했는지 추적하는 작업 로그 관리가 필수적이다.

사업장별로 상이한 구매 전결 규정에 맞춰 공용 메일함 내 서명 발송 권한을 직급별로 세분화하는 작업도 추가로 검토해야 한다. 외주 단가 합의는 법적 구속력을 갖는 만큼, 공용 계정 내 메일 삭제 방지 설정과 다운로드 이력 감사 연동이 현장에 안착할지 지켜볼 대목이다.