인수 공장 가열로 멈춘 뒤에야 바꾼 제조업 전자계약 결재선

선박용 밸브를 생산하는 부품사 한 곳을 인수한 특수강 제조업체 A사는 지난해 말 조업 중단 위기를 맞았다. 인수된 공장의 주물 가열로에 장착할 내화 벽돌 공급 계약서를 체결하는 과정에서 결재선 지정이 잘못돼 발주가 일주일간 멈췄기 때문이다. 새로 편입된 울산 2공장 구매 담당자가 과거 쓰던 전결 기준을 적용해 결재판을 올렸으나, 본사의 개정된 자재 구매 규정에 부합하지 않아 법무 검토 단계에서 계약서가 반려됐다.

그사이 주물 라인의 정기 보수 일정이 다가왔고, 제때 도착하지 않은 원자재 탓에 3교대로 돌아가던 가열로 1개 라인이 이틀간 가동을 멈췄다. M&A 이후 서로 다른 취업규칙과 구매 전결권이 뒤섞인 상태에서 담당자의 수기 판단에 결재선 지정을 맡겨둔 결과였다.

서로 다른 공장 규정 엮는 기준표 설정

A사는 사고 직후 전자계약 체결 과정에서 결재선이 계약 금액과 품목 코드에 따라 자동으로 맞춰지도록 시스템을 손질했다. 기존에는 담당자가 계약 상대방, 단가, 납품 거점(평택 본사·울산 1공장·울산 2공장)을 보고 결재자를 수동으로 골라 넣어야 했다. 이 방식은 공장마다 직무 권한과 직급 체계가 다를 때 오발송과 전결권 위반을 낳기 쉬웠다.

바뀐 방식에서는 ERP 품목 분류와 연동해 원자재 매입 계약서가 작성되면 계약 금액별 전결 기준이 자동으로 호출된다. 단가가 5000만 원 미만인 일반 소모품 계약은 울산 2공장 생산기술팀장 전결로 끝나지만, 열처리 공정에 직결되는 핵심 내화물이나 합금철 계약은 본사 품질보증팀과 생산총괄 임원의 승인선이 강제로 붙는다.

"인수된 공장 사람들은 이전 회사 규정에 익숙해 본사 기준을 매번 헷갈려 했다. 계약서를 올릴 때마다 결재 경로를 고민할 필요가 없어지면서 반려율이 눈에 띄게 낮아졌다는 게 현장 담당자들의 평가다." A사 생산관리팀 차장의 설명이다.

ISO 품질 감사와 외주 계약의 승인 누락 차단

제조업 현장에서 외주 가공 계약이나 설비 유지보수 계약은 ISO 품질 감사와 직결된다. 열처리나 도금 같은 특수 공정을 외주로 넘길 때는 품질 인증서와 작업 표준서가 계약서에 반드시 첨부되고, 품질경영 부서의 결재가 선행되어야 한다.

A사는 전자계약 상신 시 외주 공정 코드가 선택되면 품질보증팀이 합의 부서로 필수 지정되도록 결재선을 묶었다. 담당자가 실수로 품질 검토를 건너뛰고 바로 구매팀 결재로 넘기는 경로 자체를 차단한 셈이다. 계약서에 전자 서명이 찍히기 전 필수 승인권자가 한 명이라도 누락되면 서명 요청 메일이 협력업체로 발송되지 않는다.

외부 감사 시 제출해야 하는 계약 이력에서도 승인 시점과 검토 의견이 공정별로 정렬되어 남아, 과거 합의 부서를 일일이 찾아다니며 도장을 받던 수고를 덜 수 있게 됐다.

직무 권한 재정비와 마스터 데이터 관리 과제

결재선 자동화가 안착하려면 공장별로 파편화된 직무 권한 체계를 하나로 통일하는 기초 작업이 필수다. A사의 경우 인수 공장의 '반장', '직장' 등 현장 직책과 본사의 '파트장', '그룹장' 체계를 시스템상 권한 등급으로 1대 1 매핑하는 데 적지 않은 시간을 썼다.

품목 분류 코드나 조직 개편이 있을 때마다 자동 결재 매핑 테이블을 최신 상태로 갱신하는 운영 체계도 뒷받침되어야 한다. 마스터 데이터가 어긋나면 엉뚱한 결재권자에게 계약서가 넘어가거나 승인창이 멈추는 또 다른 병목이 생길 수 있기 때문이다.