현장 밖에서 멈추던 준공 서류, 모바일 결재로 털어낸다

어느 대형 플랜트 시공 현장에서 분기 말 금요일 오후에 벌어진 일이다. 협력업체에 집행할 하도급 기성금 정산과 최종 설계 변경 승인 문서 수십 건이 시스템에 묶였다. 현장 총괄 책임자가 지방 출장길에 오르며 자리를 비운 탓에 당일 마감이어야 할 회계 처리가 멈췄다. 발주처 감리 일정과 협력사 대금 지급일이 맞물린 상황에서 유선으로 먼저 구두 승인을 내리고 서류는 나중에 맞추는 식의 땜질 처리가 반복됐다.

고질적 사후 결재와 꼬이는 공사 원가

대형 엔지니어링 업계에서 결재 지연은 단순한 행정 차질로 끝나지 않는다. 수십 건의 변경 내역을 제때 확정하지 못하면 최종 공사 원가 산정에 오차가 생기고, 회계 결산 일정까지 줄줄이 밀린다. 전산망 앞에 앉은 책임자가 도장을 찍기 전까지는 공정률을 확정할 수 없는 구조 탓이다.

대형 엔지니어링사 사업관리팀 관계자는 "마감 주간만 되면 서명을 받으려고 본사와 현장 사이를 오가며 허비하는 시간이 적지 않았다"며 "전산망 밖에서도 지체 없이 문서를 처리할 수 있는 모바일 승인 체계를 갖추면서 당일 결재를 마무리하는 비율이 눈에 띄게 올라갔다"고 말했다.

도면 파일 열람과 보안 권한의 결합

현장 밖 승인이 가능해진 배경에는 모바일 기술의 보완이 있다. 과거 텍스트 위주 결재선과 달리, 수백 메가바이트에 이르는 캐드(CAD) 변환 도면과 고화질 시공 사진을 스마트폰 전용 경량 뷰어로 즉시 열어볼 수 있는 환경이 갖춰졌다. 별도 프로그램을 깔지 않고도 실제 시공 현황과 발주 명세서를 대조하는 작업이 손안에서 이뤄진다.

도면과 정산서 같은 핵심 자산의 유출을 막는 보안 장치도 뒤따른다. 프로젝트별 권한 체계를 모바일 기기와 연동해 총괄 책임자가 맡은 작업 단위만 선별해 열람하도록 제한했다. 처리가 시급한 외주비 정산 품의는 별도 알림을 띄워 결재 대기 순번을 앞당기는 방식도 쓰인다.

작은 화면의 착시와 전결권의 한계

다만 손쉬운 모바일 승인이 자칫 부실 검토로 이어질 수 있다는 경계의 목소리도 나온다. 작은 화면으로 복잡한 수치와 설계 변경 세부 명세를 확인하다 보면 계산 착오나 누락을 걸러내기 어려운 까닭이다.

결재 금액 규모나 위험도에 따라 일정 수준 이상의 안건은 반드시 피시(PC) 환경에서만 처리하도록 전결 규정을 세분화해야 한다는 지적이 나오는 이유다. 속도를 챙기려다 자칫 회계 결산의 기초가 되는 원가 산정 자체를 그르칠 수 있다는 게 현장의 설명이다.