연말 휴가철 멈춰 선 공공 프로젝트 결재판, '승인 전 문서 회수'로 푼다

전국 지자체와 해외 사무소를 연결하는 한 공공 인프라 사업단에서 지난달 말 결재 문서 회수 요청이 연달아 발생했다. 연말 집중 휴가 기간을 앞두고 내년도 예산 집행 계획과 해외 거점 파견 계획서가 한꺼번에 상신됐는데, 담당자 다수가 이미 자리를 비운 결재 라인을 지정하거나 이전 회계연도 단가표를 첨부한 채 기안 버튼을 누른 탓이다.

승인 전 단계에서 회수하는 결재선 제어

이 공공 사업단은 프로젝트 관리와 전자결재 시스템을 연동하면서 기안자 직접 회수(Doc-recall) 절차를 손질했다. 결재선에 포함된 중간 검토자가 문서를 열람하기 전이거나 1차 승인이 나기 전 단계라면, 기안자가 결재판에서 즉시 문서를 회수해 첨부 파일과 결재선을 정정할 수 있도록 권한을 열어뒀다.

기존에는 잘못 올린 문서를 취소하기 위해 시스템 관리자에게 유선으로 취소 요청 공문을 보내거나, 결재권자가 휴가에서 복귀해 반려 버튼을 누를 때까지 프로젝트 진행이 멈추는 일이 잦았다.

사업단 프로젝트관리팀 관계자는 "글로벌 거점 시차와 연말 연차가 겹치면 결재선에 걸린 단순 오기 하나를 수정하는 데 사흘 이상 걸리기도 했다"며 "승인 전 회수 방식을 정비한 뒤로는 기안 단계의 서식 오류로 인한 행정 지연을 줄이는 데 도움이 되고 있다"고 말했다.

감사 로그 남기는 프로젝트 문서 추적

문서를 회수한다고 해서 시스템 내부의 작업 흔적이 사라지는 것은 아니다. 공공 조직의 특성상 문서 번호가 한 번 부여된 기안은 회수 시점과 사유, 수정 전후의 데이터 변경 이력이 감사 로그에 남는다.

누가 언제 어떤 사유로 문서를 회수해 재상신했는지가 프로젝트 관리 대장과 감사 로그에 시간순으로 기록된다. 사업 예산 변경이나 계약 조건 수정처럼 민감한 항목이 기안자 임의로 은폐되는 일을 차단하기 위한 장치다.

이와 함께 해외 사무소처럼 전결권자가 부재중인 거점의 경우, 회수된 문서가 다시 상신될 때 직무대행자 지정 여부를 시스템이 자동 판별하도록 결재 규칙을 엮었다.

권한 남용 방지와 현장 기준 설정

문서 회수 기능이 자리 잡기 위해서는 부서별 남용 방지 기준을 명확히 세워야 한다. 결재권자가 이미 검토를 시작한 문서를 기안자가 일방적으로 회수할 경우 발생할 수 있는 결재선 혼선을 막기 위해, 열람 이후에는 반려를 통해서만 문서를 수정하도록 제한하는 정책이 병행된다.

사업단 측은 향후 다국어 지원 환경에서도 동일한 회수 감사 로그가 추출되도록 해외 거점 인프라와의 연동 상태를 주기적으로 점검할 계획이라고 밝혔다.