하루 200통 광고에 파묻힌 견적서, 스타트업 메일함 필터 셋으로 걷어냈다

지난달 초 직원 20명 남짓인 한 소프트웨어 개발사 대표 메일함에서 문제가 불거졌다. 마케팅 제휴 제안서 석 장과 거래처 견적 수정 요청서가 하루 200여 통씩 쏟아지는 광고 전단 메일 더미에 묻힌 채 사흘 뒤에야 발견됐다. 회사의 공식 대외 창구 역할을 하던 주소가 광고성 스팸에 장악되면서 영업 실무자가 제때 손을 쓰지 못한 탓이었다.

이 회사가 메일 시스템을 정비하며 가장 먼저 맞닥뜨린 난관은 포털형 메일의 필터링 방식과의 충돌이었다. 개인이 쓰는 웹메일은 사용자의 평소 열람 습관을 파악해 스팸을 가려내지만, 법인 메일은 전혀 다른 잣대가 요구된다. 예컨대 대량 발송되는 거래처의 견적 안내문은 겉보기엔 홍보물과 판박이지만 누락돼선 안 되고, 정상 업무 메일처럼 문장을 꾸며낸 채용 대행 업체의 투망식 영업 메일은 사전에 걸러내야 하기 때문이다.

거래처 명단 추출에 쏟은 시간

사측은 메일 서버에 세 갈래의 분기 기준을 걸었다. 첫 번째는 발신 도메인 선별이었다. 핵심 거래처와 협력사의 인터넷 주소 도메인을 사전에 추려내 무조건 수신되도록 화이트리스트에 올렸다. "정작 서버 규칙을 짜는 시간보다 과거 1년간 오간 명함과 메일함을 뒤져 거래처 도메인 목록을 엑셀로 정리하는 데 며칠 밤이 걸렸다"는 게 이 회사 대표의 설명이다.

키워드와 파일 확장자로 2차 차단

그다음으로 손을 댄 부분은 메일 본문과 제목의 특정 어휘를 대조하는 키워드 분기였다. 마케팅성 제안이나 판촉 문구가 포함된 메일은 공용 메일함 첫 화면에 띄우지 않고 임의로 지정한 보조 폴더로 곧장 빠지도록 돌렸다. 보안 사고를 유발할 수 있는 실행 파일(exe 등)이 붙은 우편물은 즉각 격리되거나 차단 처리하도록 손을 봤다.

메일 꼬리표 붙여 분배 체계 정리

걸러진 문의 메일이 다시 방치되는 일을 막기 위한 후속 조치도 뒤따랐다. info@나 sales@ 같은 대표 주소로 들어온 우편물은 1차 필터를 통과한 뒤 해당 부서 담당자 메일함으로 바로 배분되도록 체계를 짰다. 메일마다 담당 직원의 이름이 붙도록 해 고객 응답이 늦어지거나 누락되는지 관리자가 바로 확인할 수 있게 한 것이다.

스팸 방지는 시스템을 바꾸는 것보다 내부 거래처 명부를 얼마나 꼼꼼히 정리해 메일함에 반영하느냐에 달렸다는 평가가 나온다. 시스템을 도입하는 첫 주에 실무진이 매달려야 할 본질적인 작업 역시 기계적인 설정이 아니라 이 명단 작성이라는 게 현장의 전언이다.