연말 휴가 떠나자 닫힌 메신저 도면함, 보존 연한 묶어 현장 공백 메운다

29일 오전 9시 30분, 모듈러 건축 전문 스타트업 A사의 사무실은 자리를 비운 직원이 절반을 넘겼다. 남은 현장 관리자 두 명이 본사 도면 출력기 앞에서 발을 굴렀다. 연말 집중 휴가를 앞두고 외주 시공팀과 메신저로 주고받은 도면 수정본과 자재 단가 확정안이 메신저 대화방에서 만료돼 열리지 않았기 때문이다.

채팅창에는 파일 다운로드 기간이 지났다는 안내문만 남아 있었다. 담당자는 이미 닷새 일정으로 연차를 떠나 연락이 닿지 않는 상태였다.

닫힌 채팅창과 날아간 시공 이력

건설 스타트업 현장에서는 의사결정이 메신저 중심으로 빠르게 이뤄진다. 골조 변경, 부자재 승인, 일용직 노임 협의 같은 실무 합의가 메신저 단체 대화방 안에서 파일 형태로 오간다.

문제는 연말연시처럼 담당 인력이 한꺼번에 자리를 비울 때 드러난다. 무료 메신저나 일반 협업툴은 일정 기간이 지나면 첨부파일 저장을 끊는다. 휴가자가 남겨둔 대화 맥락만으로는 실제 발주가 어떤 도면 기준으로 들어갔는지 확인하기 어렵다. 시공 오차로 자재를 다시 발주해야 하는 상황이 생겨도 근거 기록을 찾지 못해 현장 작업이 멈추는 일이 빚어진다.

A사 현무소장은 "급하게 현장 도면을 고쳐 메신저로 쏘고 구두로 승인받는 관행이 굳어져 있었다"며 "휴가철에 담당자가 없으면 이전 대화방에서 공유한 자재 시험 성적서나 변경 도면이 만료돼 감리 확인을 제때 통과하지 못하는 일이 생긴다"고 말했다.

메신저 파일 만료 막는 보존 연한 설정

A사는 사내 메신저를 그룹웨어 기반 업무용 도구로 전환하며 메신저 내 문서 보존 연한 정책을 손봤다. 대화방 안에서 오가는 도면, 현장 사진, 견적 파일의 보존 기간을 기본 3년으로 지정했다.

건설산업기본법상 하자담보책임 기간과 세법상 증빙 보존 기간을 고려해 프로젝트별 대화방 파일이 자동 삭제되지 않도록 묶은 것이다.

이 조치로 연말 장기 휴가자가 발생해도 업무 인수인계자가 과거 대화방의 원본 파일을 내려받아 공사를 이어갈 수 있게 됐다. 담당자가 부재중이어도 프로젝트 코드로 묶인 채팅방 이력을 검색해 발주 변경 시점과 첨부 문서를 역추적하는 방식이다. 파일이 서버에서 증발해 작업이 지연되는 위험을 낮추는 데 초점을 맞췄다.

저장 공간 관리와 분류 자동화가 관건

문서 보존 연한을 늘리는 과정에서 저장소 용량과 파일 분류 체계는 남은 과제로 꼽힌다. 건설 현장에서 오가는 CAD 도면과 3D 모델링 파일은 단일 용량이 수백 메가바이트에 달한다. 모든 대화방의 파일을 무기한 쌓아두면 스토리지 비용이 늘어날 수밖에 없다.

이에 따라 A사는 잡담이나 임시 캡처 이미지는 30일 뒤 정리하고, 정식 도면과 계약 관련 서류만 보존 연한을 길게 가져가는 분류 기준을 다듬고 있다.

현장 관계자는 "메신저 기록이 사라지는 문제는 막았지만, 프로젝트가 끝난 뒤 어떤 문서를 중앙 아카이브로 넘기고 어떤 임시 파일을 지울지 현장 인력이 스스로 분류하게 만드는 작업이 여전히 까다롭다"고 설명했다. 메신저를 단순한 대화창이 아니라 법적 효력을 지닌 현장 기록 보관소로 다루기 위한 내부 수칙 정비가 필요한 셈이다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.