사규집에 갇힌 전결 규정, 팀장 휴가에 멈춰 서는 결재판

사규집에 위임 전결 규정이 없어서 결재판이 멈추는 회사는 드물다. 관리자가 자리를 비울 때 업무가 멈추는 이유는 규정이 없어서가 아니라 그 규정이 사원증 목걸이 뒤편이나 캐비닛 속 서류철에만 갇혀 있기 때문이다.

연말이 다가오면 기획서와 품의서는 연차를 떠난 팀장의 결재함 앞에서 사흘이고 나흘이고 멈춰 선다. 현장 취재에서 만난 다수의 중간관리자와 실무자는 사내 대결·전결 기준이 존재한다는 사실을 분명히 알고 있었다. 다만 휴가를 떠나는 선임자가 남기는 말은 대부분 "급한 건 전화하라"는 한마디에 그친다.

전화 통화는 인수인계가 아니다

구두로 나눈 양해는 전결이나 대결의 요건을 갖추지 못한다. 위임이라는 행위가 성립하려면 대리 결재자가 누구인지, 부재 기간이 언제부터 언제까지인지, 그리고 어떤 범위의 안건을 대신 처리하는지가 공적으로 남아 있어야 한다.

말 한마디로 남겨둔 위임은 훗날 문제가 터졌을 때 책임 소재를 가려내지 못한다. 대리자가 결재판에 서명을 남기더라도, 사후 감사나 분쟁에서 권한을 넘겨준 근거를 입증하기 어렵기 때문이다. 결국 담당자는 급한 결재를 올리지 못하고 휴가지에 있는 팀장의 복귀 날짜만 센다.

사규집 문구를 결재판 경로로 옮기기

전산화된 결재 환경에서 권한 위임은 복잡한 작업이 아니다. 부재 일정을 등록하면 그 기간 도착하는 문서가 지정된 대결자 결재함으로 곧장 넘어가도록 경로를 트는 방식이다. 대결자가 처리한 문서에는 직인이나 전자서명 옆에 대결 표시가 자동으로 붙는다.

금액 기준의 전결 한도 역시 마찬가지다. 500만 원 이하 경비 지출은 팀장 선에서 마감하고 상위 본부장 결재선을 거치지 않도록 경로값을 지정해 두면 중간 관리자의 부재로 본부 전체 일정이 멈추는 일을 막을 수 있다. 새로운 규칙을 제정하는 일이 아니라, 이미 사규에 적힌 활자를 전산 화면의 분기 조건으로 옮겨 심는 일이라는 게 현장 관리자들의 설명이다.

개인의 희생에 기대는 조직 구조

결재 지연을 연말 특정 시기의 인력 부족 탓으로만 돌리기는 어렵다. 핵심 인력 한두 명이 자리를 비웠을 때 일상 업무가 멈춰 선다면, 조직 구조가 개인의 물리적 상주에 지나치게 기대고 있다는 신호다.

규정을 전산 조건으로 구현해 둔 조직에서는 관리자의 휴가가 납기 지연의 핑계로 오르내리지 않는다. 점검해야 할 대목은 규정집의 분량이 아니라 사규에 적힌 위임 절차가 실무 결재창에서 실제로 작동하는지 여부다.