12개 캠퍼스 강사 계약선 꼬이던 입시 학원, 메신저 연동 자동 결재선으로 감사 지적 틈 메우다

지난해 하반기 관할 교육지원청의 종합 감사를 받던 중견 입시학원 법인 미래에듀넷은 강사 위탁계약 변경 품의서 40여 건의 결재 경로가 원장 전결 규정과 맞지 않는다는 지적을 받았다. 본사 감사팀이 뒤늦게 전수 조사를 벌인 결과, 거점 분원 행정실장들이 사내 메신저 단체 대화방에서 원장과 구두로 협의한 뒤 최종 결재권자를 임의로 지정해 문서를 종결지은 사실이 드러났다.

메신저 합의와 결재선 지정의 괴리

미래에듀넷은 수도권 12개 직영 캠퍼스에서 350여 명의 전임 및 파트타임 강사를 운영한다. 겨울방학 특강과 수시 전형이 겹치는 11월과 12월에는 시수 조정과 보강비 품의가 하루에도 수십 건씩 올라온다. 분원 행정실장들은 긴급한 강사 배치를 메신저 대화방에서 분원장 및 교무팀장과 빠르게 논의했다.

문제는 메신저에서 나눈 합의 내용이 전자결재 상신 단계로 이어질 때 발생했다. 기안자가 결재선을 직접 선택하는 구조 탓에, 교무팀장 합의나 경영지원실 사전 검토를 빠뜨린 채 분원장 단독 전결로 처리된 기안문이 누적됐다. 교육지원청 감사관은 외부 강사 계약 시 필수 요건인 본사 인사팀 검토선 누락을 집중적으로 지적했다.

메신저 대화방서 직무·서식 기준 결재선 자동 생성

미래에듀넷은 메신저 채팅방과 전자결재 시스템의 승인선 연동 기능을 행정 전반에 적용했다. 강사 계약, 교재 발주, 장학 할인 등 서식 종류와 기안자의 소속 분원, 신청 금액을 입력하면 사전에 정의된 직무 전결표에 따라 결재선이 고정되도록 바꿨다.

메신저에서 바로 기안서를 호출할 때도 결재선 임의 수정 권한을 차단했다. 특강 개설 품의는 '분원 행정실장 기안-분원장 검토-본사 교무팀 합의-총괄이사 결재' 경로가 강제로 지정된다. 기안자가 결재자를 임의로 삭제하거나 순서를 바꾸려 하면 상신 자체가 막힌다.

"이전에는 메신저에서 '원장님 승인 났으니 바로 올려달라'는 요청을 받으면 결재선을 임의로 줄여 올리는 일이 잦았습니다. 지금은 서식을 고르면 필수 합의 부서와 최종 전결권자가 고정돼 규정 위반 소지를 줄일 수 있게 됐습니다." 분원 행정총괄을 맡은 한 과장의 설명이다.

캠퍼스별 순환 보직에 따른 직무 매핑 유지 관리

바뀐 방식이 안착하면서 본사 감사팀의 정기 대조 작업 부담도 이전과는 달라졌다. 메신저 승인 알림을 확인한 중간 관리자가 모바일 결재창에서 즉시 합의 여부를 누르면 본사 감사 로그에 검토 시점과 IP가 기록된다. 감사 소명 시 메신저 대화 이력을 따로 캡처해 제출하던 번거로움도 사라졌다는 게 현장의 설명이다.

남은 과제는 정기 강사 평가와 분원장 순환 보직에 따른 조직도 매핑 관리다. 학기 전환기마다 분원별 보직 변경이 잦은 학원 특성상, 인사 발령 데이터가 전자결재 시스템의 직무 규칙에 실시간으로 반영되지 않으면 전결권자 누락 오류가 다시 발생할 수 있다. 직무 대결자 지정 규칙을 정교화하는 작업이 뒤따라야 할 대목이다.