인증평가 앞두고 결재선 바뀐 중환자실 품의서, 감사 로그로 추적선 묶은 종합병원

월요일 오전 7시 40분, 수도권 3개 분원을 둔 800병상 규모 대형 의료재단의 본원 의료정보팀 사무실에 내선 전화가 울렸다. 응급의학과와 중환자실이 포함된 야간 인계 직후, 성수기 독감 유행과 맞물린 호흡기 병동 간호 인력 긴급 투입 결재 문서의 결재자 변경 이력을 소명하라는 감사팀의 확인 요청이었다. 보건복지부 4주기 의료기관평가인증 실사를 보름 앞두고 결재선 사후 수정과 대리 승인 내역을 대조하는 작업이 동시다발로 시작된 시점이었다.

교대 근무와 성수기가 겹치며 벌어진 결재선 임의 변경

이 병원은 본원과 2개 암·재활 분원 간 병상 가동률이 95%를 넘어서는 겨울철 성수기마다 인력 재배치와 야간 수당 승인 품의가 집중된다. 문제는 3교대 병동 수간호사와 야간 당직 진료과장이 근무표에 따라 결재 권한을 대리 위임하거나, 긴급 채용 품의의 결재선을 구두 협의 후 임의로 조정하면서 발생했다.

서류상 승인은 완료됐지만 감사 단계에서 누가, 몇 시에, 어떤 단말기 IP로 접속해 중간 합의자를 제외했는지 추적하기 어려웠다. 행정 부서와 병동 스테이션이 서로 다른 PC 환경을 쓰는 탓에 결재선 변경 이력이 남지 않아 인사 감사 때마다 서면 사유서를 따로 작성해야 했다.

"당직표가 매주 바뀌는 병동 특성상 결재자가 자리를 비우면 총괄 행정팀에서 결재선을 수동으로 돌려 승인을 내는 일이 잦았다"며 "정기 감사나 인증평가에서 결재선 임의 수정 경로를 객관적인 로그로 입증하지 못해 지적을 받기도 했다"고 의료정보팀 관계자는 말했다.

결재선 수정부터 대결 처리까지 단말기 단위 로그 기록

병원 측은 그룹웨어 전자결재 시스템의 감사 로그 체계를 개편했다. 결재 문서가 상신된 이후 결재선이 추가·삭제되거나 대결·후결로 전환될 때마다 서버에 남는 로그의 세분도를 높였다.

변경 작업자의 계정 ID는 물론 조작이 발생한 원내 IP, 변경 전후의 결재자 직급과 성명, 작업 시각을 초 단위로 타임스탬프 처리해 기록한다. 결재선 수정 사유 입력도 필수 항목으로 지정해 기록 없는 임의 변경을 막았다.

다거점 교대망에서 작동하는 증적 관리와 남은 과제

시스템 변경 후 감사팀은 분원별 간호간병통합서비스 병동 증설 품의나 긴급 약제 심의 결재선의 변경 이력을 시스템 로그 검색으로 확인하고 있다. 수기로 사유서를 징구하거나 교대 근무자를 따로 불러 대조할 필요가 줄어들었다는 것이 실무 부서의 설명이다.

다만 응급 수술이나 긴급 전원 등 초단위 결재가 필요한 현장에서는 추가된 사유 입력 절차가 보고 지연으로 이어질 수 있다는 의견도 나온다. 의료기관 환경에 맞춰 비상 승인 모드와 사후 로그 소명 절차의 균형을 맞추는 운영 기준 정비가 향후 과제로 꼽힌다.

※ 본 기사의 사례는 도입 현장에서 반복적으로 확인되는 상황을 바탕으로 재구성한 것이다.