15년 치 기안 직인 사라진 공공기관 전자결재, 기록물 이관 엔진으로 감사 틈새 메우다

지난해 11월 종합감사를 앞둔 한국농어촌지역진흥원의 전자문서 보관 서버에서 10년 전 작성된 농업용수 개발 사업 기본계획서의 기안자 직인과 결재 이력이 백지 상태로 열렸다. 온-나라 시스템 연계 기준에 맞춰 진행한 전자결재 서버 이전 과정에서, 비표준 포맷으로 축적된 15년 치 과거 기안문 40만 건의 결재 서명 이미지와 첨부파일 해시값이 데이터베이스 매핑 오류로 분리된 탓이다.

감사원은 공공기록물 관리에 관한 법률에 따른 기록물 원본 무결성 훼손 가능성을 지적하며 소명자료를 요구했다. 기관 전산팀과 총무과는 즉각 보존 기간 30년 이상 문서 8만 건에 대한 수기 대조 작업에 들어갔다.

비표준 메타데이터가 만든 결재 이력 유실

공공기관의 전자결재 시스템 교체는 단순한 솔루션 교체와 다르다. 행정효율과 협업촉진에 관한 규정 및 전자정부 표준 프레임워크를 충족하면서, 과거 생산된 기안문의 본문 서식(HTML, HWP), 전자서명 검증키, 단위과제카드 정보, 결재선 이력을 영구 또는 준영구 보존 기간 동안 그대로 보존해야 한다.

한국농어촌지역진흥원은 2008년부터 사용하던 구형 자체 구축 시스템의 결재선을 최신 웹 표준 시스템으로 넘기는 과정에서 메타데이터 표준 불일치 문제를 겪었다. 당시 시스템은 결재자의 직급과 직인을 텍스트가 아닌 분리된 이미지 파일로 처리했고, 기안 본문과 결재선 정보가 별도 테이블에 저장돼 있었다.

신규 결재 엔진으로 이관하며 이 관계형 데이터가 어긋나자 결재선에 기안-검토-전결 정보가 사라지고 본문만 남는 문서가 속출했다. 공공기록물로서의 증빙 효력이 사라질 위험에 처한 셈이다.

진흥원 정보화운영부 과장은 "감사 기간에 단위과제별 생산등록대장과 결재 원본을 대조하는데, 시스템 이관 후 일부 장기 보존 문서의 결재자 서명 로그가 끊겨 있어 부서 전체가 꼬박 2주간 야근을 하며 백업 DB를 수작업으로 뒤졌다"고 말했다.

기록물 표준 변환과 이관 엔진 재설계

진흥원은 시스템 이관 작업을 전면 중단하고 데이터 전환 아키텍처를 재수립했다. 핵심은 공공 전자기록물 표준 포맷인 행정전자서명(GPKI) 검증 정보와 전자기록생산시스템 메타데이터 표준 규격을 이관 엔진에 반영하는 일이었다.

과거 15년 치 기안 데이터 40만 건을 XML 기반 표준 패키지로 묶어 본문 서식과 결재선, 첨부파일, 열람 제한 등급, 보존 연한을 단일 구조로 묶었다. 결재자 직인 이미지는 공공기관 표준 해시 알고리즘을 적용해 기안 본문 하단에 고정 렌더링되도록 변환 테이블을 재구성했다.

또한 온-나라 시스템 및 영구기록물관리시스템(RMS)과의 연계를 고려해 문서 등록 시점의 단위과제카드 분류 체계와 보존 기간 변경 이력을 결재 메타데이터에 온전히 종속시켰다. 데이터 이관 검증 단계에서는 보존 연한 10년 이상 중요 문서 12만 건을 전수 표집해 원본 대조 테스트를 진행했다.

남은 과제와 확인 사항

이관 작업을 재정비한 후 진흥원은 자체 감사 대비 모의 추출 점검에서 2010년 이전 생산된 농어촌 정비사업 준공 결재문 500건의 기안자 서명과 일자별 결재 로그를 원본 그대로 복원해냈다. 데이터 이관 시 결재 이력과 첨부 해시값이 누락되지 않도록 엔진을 수정한 결과다.

공공기관의 전자결재 이관 작업은 단순한 화면 교체가 아니라 보존 연한이 걸린 공공기록물의 증거력을 다루는 작업이다. 기존 시스템의 독자 규격 데이터가 행정표준 메타데이터로 정확히 매핑되는지, GPKI 서명 검증 정보가 온전히 보존되는지 사전에 이관 규칙을 점검하는 절차가 필요하다는 지적이 나온다.